Reunión. Patrocinador del evento.

Vas a organizar una reunión o fiesta, cuentas o no con un presupuesto especial para contratar a una compañía.
La puedes conseguir en forma directa o solicitando por medio de un servicio on-line , para que te ayuden a organizar una reunión familiar, social o laboral.
Sea cual sea el número de personas 20 o 1000, igual tienes que planificar, y organizar el evento, ya que si la reunión está mal organizada, sólo desacredita al organizador y, lo más terrible es que el patrocinador será el afectado.
Organización de un evento
Por ello antes de empezar a generar todo un plan al respecto te daremos algunas pautas que necesariamente debes de seguir para que tu evento sea todo un éxito.
1.- Antes que nada, pregúntate si lo que quieres organizar es la forma más rápida, fácil y barata de transmitir al público beneficiario tu mensaje de la manera más eficaz y personal posible.
Actualmente, puedes encontrar formas menos complicadas y caras obteniendo los mismos resultados, que al enviar un informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de comunicación.
2.- Plantéate la idea pensando en los pros y los contra, si el evento los organizaras tu solo o serás el coordinador de un grupo, comité o tal vez contrates una agencia de organización de eventos en suma un experto.
Si prefieres y te decides por la segunda opción, asegúrate que estos organizadores profesionales de eventos y reuniones ya sean ferias, seminarios, congresos bailes, exposiciones, etc.
Deben hacer un trabajo técnico y estructurado con los servicios audiovisuales necesarios y que los empleados de la empresa estén familiarizados con la tarea, ya que de no ser así tu deberás asumir la responsabilidad con el consiguiente malgasto económico.
3.- Ahora que está definido, quien te organizara el evento has tu plan coordinado de trabajo y ejecútalo con bastante anticipación el mismo que no debe ser menor de un mes y que todo debe estar listo 72 horas antes del momento de la celebración, pues recibirás a un grupo de personas que no serán menos de 50.
4.- Debes definir qué tipo de evento realizarás y decidir el formato de tu evento: celebración de unas efemérides, cursillo, curso, seminario, conferencias, reunión publicitaria o científica, etc.

5.- Uno de los puntos iniciales que debes considerar es la parte económica es decir saber cuál es tu presupuesto, este factor es vital para la realización de cualquier evento dependiendo de los días que durara el evento y el número de asistentes.
6.- Define l tiempo que durar el evento, el número y el listado de asistentes, para pasarles la invitación con anticipación, esto es vital para no fracasar a la hora de inicio del evento.
7.- Ten en consideración que actividades como cursillos, cursos o cualquier tipo de actividades, tal vez haya la posibilidad de permitir la asistencia de conyugues, en estos casos eso implica más presupuesto.
8.- En determinados casos tal vez sea necesario contratar a disertantes o conferencistas con antelación y a quienes se les tiene que pagar el viaje, el alojamiento, la alimentación y si son extranjeros tal vez sea necesario la contratación de un intérprete lo mismo que puede suceder con los invitados especiales como representante de los medios de comunicación o personalidades.
9.- La dotación de personal que atienda dependerá de su envergadura. Tal vez el personal trabaje para la empresa patrocinadora, lo que es una la alternativa más barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca debes pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios.
Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades. Por último, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalías.
10.- El presupuesto es algo que no puedes soslayar, este tiene que ser minucioso, tienes que considerar los gastos previstos y los imprevistos y sobre todo la fuente de donde provendrán si habrá patrocinadores o si los participantes correrán con algún costo, si se quiere obtener beneficios ya que un evento se hace con fines de lucro o sin ellos.
Por otro lado hay gastos principales y gastos secundarios todo se tiene que prever.
Patrocinador del evento
Como consejo si hay un patrocinador y él es quien correrá con todos los gastos tal vez sea conveniente hacerle participar en la confección del presupuesto y en tal caso siempre debe haber un coordinador que se encargue del manejo del dinero en forma exclusiva.
No te debes olvidar por ningún motivo programar correctamente todas y cada una de las actividades, todas deben ser cronogramadas, por ello es conveniente programar actividades en temporadas bajas para obtener buenos precios en alojamiento y otras atenciones.
Para programar también se debe tener en consideración las actividades profesionales de los asistentes y de los conferencistas, y la fecha indicada es necesario hacérsela conocer con anticipación, así como el lugar y la hora.
Si llegan en bus, auto propio o en avión esto para ver si existe la posibilidad de asegurarles un parqueo seguro, en suma no puedes dejar nada suelto. Todo debe estar listo con anticipación de por lo menos tres días es decir horas.
Sobre el lugar de la celebración del evento este debe ser cómodo y muy tranquilo dentro de las alternativas están: un club campestre, los museos, edificios históricos, jardines botánicas, haciendas, teatros y yates.
Estando listo tu comité organizador y sabiendo que es el coordinador general se debe empezar a asignar funciones específicas. Es mejor pocas personas productivas que muchas improductivas y conflictivas.
Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones que han de estar muy claras para todos los implicados por ejemplo, fijar que tipo de formato tendrá el evento si será: Congresos, cursos, cursillo, retiros profesionales, conferencias científicas o medicas reuniones de golf, actividades de team building, lanzamientos de productos, etc.
Finalmente la decisión más importante es tu público beneficiario, saber quiénes irán y el número de participantes.
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