Los secretarios ahora han evolucionado a puestos mucho más importantes, mira como evolucionar positivamente.

Atrás quedaron las simples funciones de servir café y a realizar el papeleo diario por parte de las secretarias.

Con el desarrollo tecnológico, las tareas de ser secretaria  han cambiado y en la actualidad se necesita de una gran capacitación para ejercer esta profesión de manera adecuada.

Hoy en día, la secretaria tiene un papel vital dentro de una compañía y en muchos casos son la cara visible de la misma.

Se dice que detrás de un gran hombre siempre hay una gran mujer. Bueno, detrás de un buen gerente u organización, siempre habrá una gran secretaria o gran secretario.

Por este motivo, la responsabilidad que adquirió la secretaria, han dotado de mucha importancia al puesto por lo que no cualquiera puede desempeñar esta crucial tarea.

Un curso de secretaria puede brindarte los conocimientos y habilidades pertinentes para trabajar, de manera eficiente, pero lo fundamental son las aptitudes y actitudes de la que lo ejerza.

La capacitación instruye, a quienes la realicen, en todo lo referido a administración, planificación y redacción monográfica, funciones esenciales para esta labor.

La palabra secretaria viene de secreto. Esto incluye hasta temas de Estado, por lo que muchos grandes cargos mundiales tienen un Secretario General.

Los secretarios pueden mover al mundo detrás de bambalinas, y no sólo al mundo empresarial, si no hasta político, pero se debe tener a la persona ideal.

Tener la más eficaz y excelente secretaria. Es el sueño ideal de una compañía, de todos los directores de empresa. Pero ¿cómo conseguir ser la secretaria perfecta?

Una buena gerencia debe contar con una buena secretaria, proactiva, estratega, que sepa maneje eficazmente sus funciones, dándole paso a un buen soporte al gerente.

Se debe contar con una secretaria que garantice confianza, seriedad, buen trato, conocimientos, habilidades y destrezas en las interrelaciones humanas.

Se requiere de una secretaria pendiente de la agenda  diaria de su gerente o que tenga claros los lineamientos y perfil de la organización.

Que sepa cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la empresa, manejar adecuadamente tecnología de la informática, computadoras con todos sus programas, elaborar y presentar periódicamente y a solicitud de las instancias superiores, los reportes adecuados.





Una excelente secretaria no es sólo aquella que solo sabe idiomas, contesta  el teléfono y las visitas, escribe mensajes y cosas por el estilo es más que eso.

Director de orquesta

Es como una persona directora de una orquesta y a la vez que sabe como se tocan los instrumentos de la misma, pero sin que los toque.

Debe tener un carácter que se lleve bien con todos, pero a la vez que tenga autoridad y firmeza. Debe tener una alta tolerancia al estrés. Debe gustarle aprender y capacitarse continuamente.

Secretarias automáticas

Muchas antiguas funciones han sido automatizadas, tales como el contestar por telefono para dar informes, dar a conocer productos o atender ciertos reclamos.

La secretaria ahora es una mujer mucho más pensante y ejecutiva. Debe sugerir procedimientos y moverse por las distintas áreas de una organización.

Las empresas grandes han optado por hacer un pool de secretarias con servicios colectivos al que recurren una sección de directivos u otros componentes de la división, departamento, etc.

Y es que las portátiles, las agendas electrónicas y de bolsillo, el correo electrónico, etc., han hecho que algunas de las funciones de las secretarias convencionales sean sustituibles.

Aún quedan cosas insustituibles, algunos altos directivos saben que sí. Una buena secretaria de alta dirección puede hacer mucho mejor hasta al mismísimo Presidente de la empresa.

Criterios para tener una buena secretaria

1.  Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser digna de la máxima confianza. Discreción carácter, formación, firmeza,  personalidad es clave para que exista una relación de confianza total.








2.  El tiempo es un recurso muy valioso: Hacer ganar tiempo a un alto dirigente es una habilidad y requiere una atención permanente y completa. Es arreglar a tiempo todos los documentos para una reunión. Es ayudar a verificar la agenda sin estrés y manejando los imprevistos.

3.  La secretaria como gestora. Se preocupaba de hacer llegar las propuestas a tiempo, se afirmaba de un trato individualizado y que los pormenores estuvieran correctos en la reunión de negocios.

4.  Hacer valer la autoridad de su director. Ser la garantía en la realización de las directivas impartidas en cualquier reunión en la que se tome fallos ante la ausencia del director.

5.  Ser positiva: La secretaria debe procurar que el entorno de su departamento se respirare un aire positivo. Atender a las visitas con una fascinante sonrisa. Su cordialidad, discreción, forma de vestir, elegancia, la convertirá en la persona que transmite un grandioso clima de amistad.

6.  Siempre capacitada. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados que le acceda ejecutar su trabajo de la manera más eficaz.

Sigue estas recomendaciones y veras como tu trabajo será cada vez excelente llegando a ser la secretaria perfecta que la compañía precisa.

Capacitación permanente para la secretaria

Debemos de mencionar que existe poca atención de la gerencia de capacitar, desarrollar a la secretaria promocionándola, realizar talleres, cursos, seminarios que les permita tener un conocimiento más amplio de las tareas administrativas.

Los talleres de crecimiento personal están dirigidos al desarrollo de sus potencialidades.

Desconocen muchos gerentes, que los talleres, ayudan a desarrollar el potencial que cada uno tiene y que de saberlo majar adecuadamente los resultados son increíblemente favorables cuando se ayuda a una secretaria para que realice  eficientemente sus compromisos.

Es importante que la gerencia a través de esos talleres ayude  en mejorar las habilidades sociales de la secretaria para ser capaz de una comunicación más eficaz.

En definitiva, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en la actualidad un rol importantísimo en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente.

Contar con atributos que ayuden y permitan desempeñar su rol proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias de las organizaciones que se han formulado ser exitosas, poder cumplir con éstas, y con su misión, de desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige.

Asi que mira en el entorno de tu empresa quizás este allí la secretaria perfecta y no te has dado cuenta.

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