Conocer los secretos de patrocinador del evento

Vas a organizar una reunión o fiesta, cuentas o no  con un presupuesto especial para contratar a una compañía.

La puedes conseguir en forma directa o solicitando por medio de un servicio on-line , para que te ayuden a organizar una reunión familiar, social o laboral.

Sea cual sea el número de personas  20 o 1000, igual tienes que planificar, y organizar el evento, ya que si la reunión está mal organizada, sólo desacredita al organizador y, lo más  terrible  es que el patrocinador será el afectado.

Organización de un evento

Por ello antes de empezar a generar todo un plan al respecto te daremos algunas pautas que necesariamente debes de seguir para que tu evento  sea todo un éxito.

1.- Antes que nada, pregúntate si lo que quieres organizar es la forma más rápida, fácil y barata de transmitir al público beneficiario tu mensaje de la manera más eficaz y personal posible.

Actualmente, puedes encontrar  formas  menos complicadas y caras  obteniendo  los mismos resultados, que al enviar un informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de comunicación.

2.- Plantéate la idea  pensando en los pros y los contra, si el evento los organizaras  tu solo o serás el coordinador de un grupo, comité o tal vez contrates una agencia de organización  de eventos en suma un experto.


Si prefieres y te decides por la segunda opción, asegúrate que estos organizadores profesionales  de eventos y reuniones ya sean ferias, seminarios, congresos bailes, exposiciones, etc.

Deben hacer un trabajo técnico y estructurado con los servicios audiovisuales necesarios y que los empleados de la empresa estén familiarizados con la tarea, ya que de no ser así tu deberás asumir la responsabilidad con el  consiguiente malgasto económico.

3.- Ahora que está definido, quien  te organizara el evento has tu plan coordinado de trabajo y ejecútalo  con bastante anticipación el mismo que no debe ser menor de un mes y que todo debe estar listo 72 horas antes del momento de la celebración, pues recibirás a un grupo de personas que no serán menos de 50.

4.- Debes definir qué tipo de evento realizarás  y  decidir el formato de tu  evento: celebración de unas efemérides, cursillo, curso, seminario, conferencias, reunión publicitaria o científica, etc.

Planificar, decidir, ejecutar para patrocinar eventos.

5.- Uno de los puntos iniciales que debes considerar es la parte económica es decir saber cuál es tu presupuesto, este factor es vital para la realización de cualquier evento dependiendo de los días que durara el evento y el número de asistentes.

6.- Define l tiempo que durar el evento, el número y el listado  de asistentes, para pasarles  la invitación con anticipación, esto es vital para no fracasar a la hora de inicio del evento.

7.- Ten en consideración que actividades como cursillos, cursos o cualquier tipo de actividades, tal vez haya la posibilidad  de permitir  la asistencia de conyugues, en estos casos  eso implica más presupuesto.

8.- En determinados casos  tal vez sea necesario contratar a disertantes o conferencistas  con antelación y a quienes se les tiene que  pagar el viaje, el alojamiento, la alimentación y si son extranjeros tal vez sea necesario  la contratación de un intérprete lo mismo que puede suceder con los invitados especiales como representante de los medios de comunicación o personalidades.


9.- La dotación de personal que atienda dependerá de su envergadura. Tal vez el personal trabaje para la empresa patrocinadora, lo que es  una  la alternativa más barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca debes pasar por alto la posibilidad de utilizar a voluntarios.

Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades. Por último, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalías.

10.- El presupuesto es algo que no puedes soslayar, este tiene que ser minucioso, tienes que  considerar los gastos previstos y los imprevistos y sobre todo la fuente de donde provendrán si habrá patrocinadores  o si los participantes  correrán con algún costo,  si se quiere obtener beneficios ya que un evento se hace con fines de lucro o sin ellos.

Por otro lado hay gastos principales y gastos secundarios todo se tiene que prever.

Patrocinador del evento

Como consejo si  hay un patrocinador y él es quien correrá con todos los gastos tal vez sea conveniente  hacerle participar en la confección del presupuesto y en tal caso siempre debe haber un coordinador que se encargue del manejo del dinero  en forma exclusiva.

No te debes  olvidar por ningún motivo programar correctamente todas y cada una de las actividades, todas deben ser cronogramadas, por ello es conveniente programar actividades en temporadas bajas para obtener buenos precios  en alojamiento y otras atenciones.

Para programar también  se debe tener en consideración las actividades profesionales  de los asistentes y de los conferencistas, y  la fecha  indicada es necesario hacérsela conocer con anticipación, así como el lugar y la hora.

Si llegan  en bus, auto propio o  en avión esto para ver si existe la posibilidad de asegurarles un parqueo seguro, en suma no puedes dejar nada suelto. Todo debe estar listo con anticipación de por lo menos tres días es decir  horas.

Sobre el lugar de la celebración del evento este debe ser cómodo y  muy tranquilo dentro de las alternativas están: un club campestre, los museos, edificios históricos, jardines botánicas, haciendas, teatros y yates.

Estando listo tu comité organizador y sabiendo que es el coordinador general se debe empezar a asignar funciones específicas. Es mejor  pocas personas productivas que muchas improductivas y conflictivas.

Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones que han de estar muy claras para todos los implicados por ejemplo, fijar que tipo de formato  tendrá el evento si será: Congresos, cursos, cursillo, retiros profesionales, conferencias científicas o medicas reuniones de golf, actividades de team building, lanzamientos de productos, etc.

Finalmente   la decisión más importante es tu público beneficiario, saber quiénes irán y el número de participantes.